ISO 9001:2015 New Version!!

ISO 9001:2015 เวอร์ชั่นใหม่

                 ISO 9001:2015 ถูกประกาศใช้งานอย่างเป็นทางการเมื่อวันที่ 15 กันยายน 2559 (2016) นี้พร้อมกับมาตรฐาน ISO 14001:2015 แต่ก็มีระยะเวลาให้เตรียมตัวที่จะ Transition ภายในเวลา 3 ปี ตามข้อกำหนดของ ISO; International organization for Standardization ซึ่งในความเป็นจริงทางปฏิบัติ CB; Certify Body อาจจะกำหนดเงื่อนไขในการ Transition ที่สั้นกว่านั้น ขึ้นอยู่กับเงื่อนไข ของแต่ละ CB แต่โดยทางทฤษฏีแล้ว หลังจาก 15 กันยายน 2519 แล้ว ISO 9001:2008 จะไม่มีการ Certify แต่ในช่วงที่ยังไม่ถึงนี้ทุกคนสามารถใช้และ Certify ISO 9001:2008 ได้

อะไรที่เปลี่ยนไปจาก ISO 9001:2008

                  หลายคนถามว่า เปลี่ยนเป็น ISO 9001:2015 แล้วมันมีอะไรดีขึ้นไหม ผมขอตอบได้เลยว่ามีแน่ๆ อย่างน้อยการที่เราพะวักพะวนกับระบบเอกสารที่เป็น compliance ในรูปแบบเวอร์ชั่นเก่าๆ ก็จะน้อยลงมาก แทบจะไม่ค่อยมีให้เห็นเลย ซึ่งจะเป็นผลดีต่อผู้ใช้มาตรฐานเป็นส่วนใหญ่ แต่ในทางกลับกันก็จะสร้างความหนักใจให้กับผู้ตรวจประเมิน (Auditor) เนื่องจากต้องใช้พลังงานสูงในการสังเคราะห์ (Synthesis) เพื่อตรวจสอบในเชิงผลสัมฤทธิ์ (Effectiveness) หรือผลลัพธ์ (Result base) มากกว่า

สิ่งที่เปลี่ยนไปตอบได้เลยว่า ในเชิงโครงสร้าง (Structure) หรือ หลักการ (Principles) แทบจะไม่เปลี่ยนเลย แต่จะเปลี่ยนเชิงแนวคิด (Concept) การขับเคลื่อนระบบ (Driving) และรายละเอียด (Detail) ที่ลงลึกไปกว่ารีวิชั่นเก่าๆ รายละเอียดที่ลงลึกที่เปลี่ยนไปเช่นการสื่อสาร (Communication), การควบคุม External provider, การควบคุม KPI และที่เห็นรูปธรรมชัดเจนคือการประเมินความเสี่ยง

มีความจำเป็นต้องรีบเปลี่ยน (Transition) ให้เป็นเวอร์ชั่น 2015 ไหม?

          จำเป็นไหมกับการรีบเปลี่ยน องค์กรเราจำเป็นที่ต้องเปลี่ยนแบบเร่งด่วนหรือไม่ ซึ่งข้อเท็จจริงแล้ว เราต้องพิจารณาก่อนว่า ในเวอร์ชั่นเก่าๆ นั้นเราได้เข้าใจและใช้งานให้เกิดประโยชน์มากเพียงพอแล้วหรือยัง ระบบเก่าๆ สามารถช่วยพัฒนาคุณภาพการจัดการได้มากน้อยเพียงใด

หากเรายังคิดว่าไม่ เราต้องมานั่งศึกษาว่า ISO 9001:2015 จะช่วยให้ระบบการจัดการเราดีขึ้นได้อย่างไร ปัญหาอยู่ที่ตัวองค์กร หรือระบบ

หากคิดว่าต้องเปลี่ยน เราต้องมาเข้าใจวธีการขับเคลื่อน และรายละเอียดของมาตรฐานการจัดการ ISO 9001:2015 รีวิชั่นใหม่ ว่าจะสามารถสร้างประโยชน์อะไรให้กับองค์กรบ้าง

ISO 9001:2015 เปลี่ยนที่แนวคิด (Concept)

             มาตรฐาน ISO 9001 เวอร์ชั่น 2008 จะยังเป็นแนวคิดที่เป็นลักษณะ ผิดแล้วค่อยแก้ ที่เราเรียกกันว่า Reactive base คือผิดแล้วค่อยแก้และพัฒนาต่อไป ส่วนในเวอร์ชั่นใหม่นี้ ISO 9001:2015 ได้ปรับแนวคิดในการขับเคลื่อนมาเป็น Proactive base โดยใช้ การขับเคลื่อนแบบ PDCA เหมือนเดิม เพียงแต่แกนกลางในการขับเคลื่อนเปลี่ยนจากการใช้ตัวแทนผู้บริหาร QMR; Quality Management Representative มาเป็นการขับเคลื่อนแบบองค์รวมคือใช้ leadership ของทุก functions ในการขับเคลื่อน เพราะฉะนั้นใน ISO 9001:2015 นี้จึงไม่มีตำแหน่ง QMR ที่เป็นทางการอีกแล้ว อีกประเด็นหนึ่งเป็นการป้องกันที่ผู้บริหารลอยตัวจากการรับผิดชอบและดูแลระบบการจัดการ

เมื่อแนวคิดเปลี่ยนเป็น proactive จึงจำเป็นต้องมีกลไกของ Risk assessment แทรกเข้สมาในระบบ ทำให้องค์กรใดก็ตามที่จะ implement ISO 9001:2015 นี้จำเป็นต้องมีกระบวนการ Risk assessment เข้ามาเป็นส่วนหนึ่งในระบบ

การจัดกลุ่มข้อกำหนดใหม่จาก 8 ข้อเป็น 10 ข้อ เน้น functional drive มากกว่า organization or department drive ทำให้การนำไปใช้ในการ implement เข้ากับ functions ขององค์กรได้ง่ายและสะดวกขึ้น ซึ่งถ้าพิจาณาดูให้ดีก็คือ planning, supporting, operation, performance evaluation และ improvement นั่นเอง

การเปลี่ยนเชิงรายละเอียด ของมาตรฐาน ISO 9001: 2015

เมื่อเรามามองถึงรายละเอียดที่เปลี่ยนแปลงไป บอกได้เลยว่าเชิงกรอบ (Frame) นั้นไม่ได้เปลี่ยนมาก แต่ที่จะเปลี่ยนก็คือจะลงลึก (deep in content) ในแต่ละเรื่องเช่น

บริบท 4. (Context) ก็คือที่ไปที่มาของการสร้างระบบ เช่นข้อจำกัด (Constrain) กลยุทธุ์ (Strategy) ผู้มีส่วนเกี่ยวข้อง (Interested parties) กฏหมาย (Legal or regulation) ที่เชื่มโยง ต่างๆเหล่านี้ไม่ได้ถูกกล่าวไว้ในเวอร์ชั่นเก่า แต่เวอร์ชั่น 2015 นั้นระบุให้เป็นกรอบเชื่อมโยงในการสร้างระบบอย่างเป็นเหตุ เป็นผล รายละเอียดตรงนี้จะเป็น management frame ในการอธิบายเพื่อออกแบบระบบอย่างเป็นรูปธรรม ซึ่งถ้าพูดกันตามตรงก็คือ requirements ของระบบนั่นเอง

ความเป็นผู้นำ 5. (Leadership) ก็คือการใช้ความเป็นผู้นำในการขับเคลื่อนอย่างเป็นระบบ และใช้การนำในทั่วทุกตำแหน่งในโครงสร้างองค์กร มากกว่าการนำผ่านตัวแทน (QMR) เหมือนริวิชชั่นเก่าๆ

การเน้นที่ลูกค้า 5.1.2 (Customer focus) เป็นการเน้นแบบมองล่วงหน้า ของประโยชน์ที่ลูกค้าจะได้รับจากสินค้าและบริการ มากกว่าคอยรับความต้องการ ในรูปแบบริวิชั่นเก่าๆ

การวางแผน 6. (Planning) ก็ต้องใช้ Risk ในการประเมินและวางแผน จะไม่ใช้ quality plan และ objectives เหมือนริวิชชั่นเก่าๆแล้ว ผลของการทำ Risk assessment จะทำให้เรามีการเตรียมตัวหาทางป้องกัน ซึ่งก็คือแผนการทำงานอย่างหนึ่งนั่นเอง นั่นหมายถึงว่าทุกกระบวนการต้องมีการ prevention ในตัวเองเสมอ ถึงจะเป็นการวางแผนที่ดี

วัตถุประสงค์ หรือเป้าหมาย 6.2 (Quality objectives or KPI) การเปลี่ยนแปลงในริวิชชั่นใหม่ๆ คือการเนิ้นการลงลึกถึงการบรรลุผลของ Objectives หรือ KPI ว่าจะมีวิธีการอย่างไร รวมถึงการ organized KPI  แต่ละตัวที่องค์กรตั้งขึ้น ช่วงเวลาการติดตาม การวัดประเมินผล และผู้รับผิดชอบอย่างชัดเจน ซึ่งต่างจากริวิชั่นเก่า ที่ไม่เคยกล่าวถึงเรื่องนี้เลย

ความรู้ขององค์กร 7.1.6 (Organization knowledge) ในเวอร์ชั่นใหม่ ให้องค์กรเป็นผู้กำหนดความรู้และทักษะ ที่จำเป็นที่ต้องถูกเรียนรู้และกระจายกันในกลุ่มผู้ปฏิบัติ ที่สำคัญเพื่อให้งานบรรลุผล ดังนั้นองค์กรจึงจำเป็นต้องดูแลความรู้ทักษะ และควบคุมการกระจายให้รู้อย่างทั่วถึง ที่เรียกว่า organization knowledge นั่นเอง

การสื่อสาร 7.4 (Communication) เป็นกิจกรรมหนึ่งที่มีผลต่อคุณภาพของงาน โดยพิจารณาได้จากทั้งการสื่อสารภายในและภายนอก แต่ในเวอร์ชั่น 2015 ได้ลงลึกไปถึงวิธีการสื่อสาร ที่ต้องสร้าง channel ทั้งภายใน และภายนอกที่มีกับลูกค้า และคู่ค้า โดยใช้ 5W1H เข้ามาระบุในข้อกำหนด ทำให้ในเวอร์ชั่นใหม่นี้ต้องมีการตรวจเรื่องวิธีการสื่อสารลงลึกขึ้นกว่าเดิม และพิจารณาถึงการสัมฤทธิ์ผลทางการสื่อสารด้วย (Effectiveness)

การควบคุมผู้ส่ง และผู้รับจ้างช่วง 8.4 (Control of external provider) เป็นกระบวนการการควบคุม suppliers ในข้อ 7.4 เวอร์ชั่นเก่าที่ไม่ได้ระบุรูปแบบ แต่ในเวอร์ชั่น 2015 นี้ให้เราในถานะผู้ว่าจ้าง หรือผู้ซื้อต้องพิจารณาการควบคุม External provider ที่มีความสำคัญต่อคุณภาพในหลายๆรูปแบบ ที่ต่างกันไป ทั้งต้องเป็นส่วนหนนึ่งของการประเมินความเสี่ยงด้วยเช่นกัน การควบคุม External provider อาจจะคลุมไปถึงกระบวนการที่จะต้อง validate และกำหนดเป็น requirements ก็ได้ หรือการควบคุมแค่การส่งมอบก็ได้

คำศัพท์ที่เปลี่ยนไป (Change in terminology)

ในเวอร์ชั่นใหม่ ISO 9001:2105 ได้ปรับการใช้คำพูดใน ISO requirements เพื่อให้ครอบคลุมมากขึ้น ซึ่งจะมีคำพูดที่เปลี่ยนไปดังนี้
 

สรุปการเปลี่ยนแปลง

          เมื่อเรามาพิจารณาดูการเปลี่ยนแปลง จาก ISO 9001:2008 มาเป็น ISO 9001:2015 แล้วนั้นเราจะพบว่ามีสิ่งที่เปลี่ยนแปลงไปเลย เปลี่ยนแปลงเล็กน้อย และเพียงแค่ปรับแต่งให้ลึกภายใต้เนื้อหาเดิมดังจะสรุปได้ดังต่อไปนี้

สิ่งที่เปลี่ยนแปลงที่เห็นได้ชัดคือ การเพิ่มกระบวนการ Risk assessment เข้ามาสู่ระบบ ทำให้เราต้องใช้ผลลัพธ์ของ Risk นำไปบริหารจัดการในเชิง prevention  และอีกส่วนหนึ่งคือ ความรู้ขององค์กร ที่ในเวอร์ชั่นเก่าๆ ไม่เคยพิจารณาเรื่องนี้เลย

สิ่งที่เปลี่ยนแปลงเล็กน้อย ก็คือ บริบท (Context) ที่ต้องเป็นกรอบในการพิจารณาสร้าง ออกแบบระบบ หรือเป็น requirements ของผู้บริหารในการตัดสินใจสร้างระบบให้เป็นรูปแบบใดแบบหนึ่งนั่นเอง

สิ่งที่ปรับแต่งให้ลึกในเชิงเนื้อหา ก็มีอยู่หลายเรื่องเช่น เรื่องวัตถุประสงหรือเป้าหมาย เรื่องการสื่อสาร และเรื่องการควบคุม External provider เป็นต้น

 

ผู้เขียน อุเทน เข้มขัน  กรรมการผู้จัดการ
โทรศัพท์ 081-6893090, uthen@qmlcorp.com
www.qmlcorp.com