Management System ระบบการจัดการ

Management System ระบบการจัดการ

เริ่มตั้งแต่ปี ค.ศ. 1990 ที่ ISO เริ่มเป็นที่รู้จัก นำโดย ISO 9001 ที่ถูกแนะนำให้องค์กรต่างๆ เริ่มนำไปประยุกต์ใช้ และแพร่หลายมาจนทุกวันนี้ ณ.เวลานั้นหลายคนอาจจะยังไม่ทราบว่า ISO 9001  คืออะไร เพียงแต่รู้ว่าคือมาตรฐานตัวหนึ่งเท่านั้น

ข้อเท็จจริงแล้ว ISO 9001 ก็คือมาตรฐานการจัดการ (Management Standard) ตัวหนึ่ง จากหลายๆมาตรฐานที่ ISO: International Organization for Standardize เป็นผู้สร้างขึ้นมาเพื่อให้องค์กรต่างๆนำไปประยุกต์ใช้งาน ให้เกิดประโยชน์และผลสัมฤทธิ์เฉพาะด้านตามที่องค์กรคาดหวัง

ISO 9001 เป็นมาตรฐานที่คาดหวังให้เกิดประโยชน์ด้านการจัดการคุณภาพของสินค้าและบริการ

ISO 14001 เป็นมาตรฐานที่คาดหวังให้เกิดประโยชน์ด้านการจัดการสิ่งแวดล้อม

ISO 45001 เป็นมาตรฐานที่คาดหวังให้เกิดประโยชน์ด้านความปลอดภัยในการทำงานและสุขภาพ

ISO 28001 เป็นมาตรฐานที่คาดหวังให้เกิดประโยชน์ด้านความปลอดภัยตลอด Supply chain

นอกจากนั้นมาตรฐานยังถูกพัฒนาขึ้นมาเพื่อตอบสนองธุรกิจ แต่ละประเภทที่หลากหลายเช่น

ISO 13485 เป็นมาตรฐานด้านการจัดการคุณภาพของสินค้าและบริการสำหรับธุรกิจอุปกรณ์

                การแพทย์

ISO/TS 16949 เป็นมาตรฐานด้านการจัดการคุณภาพของสินค้าและบริการสำหรับธุรกิจยานยนต์

TL 9000 เป็นมาตรฐานด้านการจัดการคุณภาพของสินค้าและบริการสำหรับธุรกิจโทรคมนาคมและ

             สื่อสาร

ISO 22000 เป็นมาตรฐานด้านการจัดการคุณภาพของสินค้าและบริการสำหรับธุรกิจอาหาร

 


ทำไมถึงต้องมี Management standard

เมื่อโลกแห่งอุตสาหกรรมพัฒนาขึ้น ทำให้การผลิตและการจัดการต่างๆ มีความซับซ้อนขึ้น มีความต้องการที่หลากหลายมากขึ้น การจัดการ (Management) ขององค์กรที่เป็นเพียงมิติเดียว จะไม่สามารถรองรับโลกอุตสาหกรรมยุคใหม่ได้แล้ว ดังนั้นการจัดการในยุคใหม่ จึงจำเป็นต้องตอบสนองผลลัพธ์ได้ในหลายมิติ (Various dimension) ดังนั้นจึดเกิดการพัฒนา Management standards ขึ้นมา เพื่อตอบสนองต่อผลลัพธ์ในหลายๆมิติขึ้น องค์กรต่างๆในปัจจุบันที่มีวิสัยทัศน์ จึงจำเป็นต้องมีผลลัพธ์ในการดำเนิธุรกิจในหลายๆมิติ ดังนั้นจึงมีการประยุกต์ใช้มาตรฐานหลากหลายประเภทเช่นกัน

Management standards เป็นการพัฒนามาตรฐานการจัดการจาก แนวคิดของจัดการเชิงวัตถุประสงค์ (Management by objectives: MBO) ที่เน้นวัตถุประสงค์เป้าหมายเฉพาะด้าน ทำให้องค์กรสามารถเลือกใช้มาตรฐานและนำไปประยุกต์ ได้ตามเป้าหมาย และวัตถุประสงค์ที่ต้องการ

 

 

Management standard ช่วยในการบริหารจัดการอย่างไร

Management standards เป็น framework หรือกรอบในการจัดการที่ทำให้ผู้บริหาร หรือผู้ปฏิบัติ ง่ายในความเข้าใจในการทำงาน และมีเป้าหมายที่ชัดเจนในเฉพาะเรื่อง เฉพาะเป้าหมาย ทำให้ง่ายในการใช้เครื่องมือ (Tools) ในแต่ละเรื่อง เช่นการบริหารจัดการธุรกิจ (Business management) การบริหารจัดการคุณภาพสินค้าและบริการ (Quality management) การบริหารจัดการสิ่งแวดล้อม (Environmental management) และ การบริหารจัดการความปลอดภัยในการทำงานและสุขภาพ (Health and Safety management) ซึ่งแต่ละมาตรฐาน ก็คือ Tool ตัวหนึ่งนั่นเอง

การใช้ Tools ต่างๆ เหล่านี้มาประกอบในระบบบริหารจัดการธุรกิจ (Business management) จะช่วยสร้างมูลค่า (values) ของสินค้าและบริการ, ภาพลักษณ์ (image) ให้กับองค์กร และเป็น standard tooling ที่ยอมรับในสากล ง่ายต่อการบริหารจัดการธุรกิจภาพรวม

ดังนั้นหลายองค์กรจึงนิยมใช้มาตรฐานเหล่านี้เป็นองค์ประกอบ (components) ในระบบการจัดการหลักขององค์กร (Organization and Business management)  ทำให้ง่าย และแยกแยะในการบริหารจัดการได้ในแต่ละเป้าหมาย



เมื่อรวมกันแล้ว มีมาตรฐานอะไรบ้างในองค์กร

ปัจจุบันนี้ หากเราขับรถผ่านหน้าโรงงานหลายๆ โรงในนิคมอุตสาหกรรม เราจะพบว่า บางโรงงานผ่านการ certify หลายมาตรฐานมาก มีป้ายแสดงสัญลักษณ์เป็นจำนวนมาก ซึ่งโดยภาพลักษณ์ก็จะเห็นว่าเป็นโรงงานที่มีมาตรฐานสูง

แต่หากมองลึกเข้าไปข้างในองค์กรบางองค์กร จะพบว่าการนำมาตรฐานหลายๆ มาตรฐานสร้างความยุ่งยากและภาระงานเป็นจำนวนมากให้กับพนักงาน มีการแบ่งแยกงานด้านคุณภาพ (ISO 9001) งานด้านสิ่งแวดล้อม (ISO 14001) งานด้านความปลอดภัยในการทำงาน และสุขอนามัย (OHSAS 18001) งานด้านมาตรฐานแรงงานสากล (SA 8000) และงานด้านความปลอดภัยด้านการจัดส่งสินค้า (C-TPAT) ซึ่งเนื้องานเป็นจำนวนมาก ที่ต้องดูแล

ในส่วนของลูกค้าเอง ก็ได้มีข้อกำหนด และบังคับมาเรื่อยๆให้องค์กร certify ในหลายๆ Tools และหลายๆ มาตรฐาน สร้างความยากลำบากให้กับผู้ปฏิบัติที่ต้องปรับระบบการจัดการให้สอดคล้อง Tools ต่างๆ เป็นระยะ เช่น C-TPAT, R2

 

จะบริหารจัดการอย่างไรเมื่อองค์กรมีหลายมาตรฐาน

หากมองผิวเผิน การมีมาตรฐานมาก หรือ Tools มาก ก็ย่อมต้องใช้บุคคลากรในการบริหารจัดการและควบคุมมากขึ้นตามไปด้วย ซึ่งข้อเท็จจริงแล้วเป็นทัศนคติที่ไม่ถูกต้องนัก บางครั้งการมีมาตรฐานเยอะไม่จำเป็นต้องใช้คนมากขึ้นตามมาตรฐาน หากในทางตรงข้ามการทำใช้ Tools หลายๆ Tools ไปนานๆ จะเกิดความชำนาญ ความเข้าใจ การตกผลึก และความเคยชิน จะทำให้ใช้บุคคลากรไม่มากเท่าจำนวน Tools ที่ใช้

มาตรฐานต่างๆ ที่องค์กรใช้กัน หรือ Tools ที่นำลงใช้ในการบริหารจัดการในองค์กร หากพิจารณาดูให้ดีก็จะเป็น platform หรือรูปแบบเดียวกันทั้งหมด เพียงแต่ต่างกันที่มุมมอง (perspective) เท่านั้นเอง การบริหารจัดการที่ถูกต้องเหมาะสมควรจะเป็นแบบ single standard หรือมาตรฐานเดียวแต่ต่างกันที่มุมมอง  (difference perspectives) เท่านั้นเอง และในทางกลับกันผู้บริหารเองต้องเข้าในมาตรฐาน หรือ Tools  ที่นำไปใช้อย่างถ่องแท้ จึงจะทำให้การพิจารณาการจัดโครงสร้างองค์กรสามารถรองรับได้อย่างเป็นอย่างดี ใช้กำลังคนอย่างมีประสิทธิภาพ

 

ใครคือคนที่จะมาดูแลรับผิดชอบระบบมาตรฐานเหล่านี้

มาตรฐาน ISO เวอร์ชั่นเก่า มักจะกำหนดให้มีตัวแทนผู้บริหาร ที่เรียกว่า QMR, EMR หรือ MR บ้างเพื่อเป็นตัวแทนรับผิดชอบในระบบมาตรฐานต่างๆ หลังจาก ISO เวอร์ชั่นใหม่ 2015 เช่น ISO 9001:2015, ISO 14001:2015 ออกมา ข้อกำหนดเหล่านี้ จะถูกตัดทิ้ง ซึ่งจะหมายความว่าจะไม่มีตำแหน่งนี้อย่างเป็นทางการต่อไป (ทางปฏิบัติอาจมี) เพื่อป้องกันการโยนภาระจากฝ่ายต่างๆ หรือผู้บริหาร ไปให้คนเพียงคนเดียว คือ MR: Management representative

หลายองค์กร เช่น Ricoh และบริษัทชั้นนำของอเมริกา เริ่มวางโครงสร้างองค์กรให้มีแผนกหนึ่งเฉพาะ ที่ดูแลระบบทั้งหมด (ISO 9001, ISO 14001, OHSAS 18001, SA 8000, C-TPAT) ขององค์กร ซึ่งอาจจะเรียกว่า System Department หรือ Compliance Department  ซึ่งการวางรูปแบบโครงสร้างองค์กรนี้เป็นดาบสองคม ที่อาจจะมองต่างมุม ขึ้นอยู่กับการกำหนด functions และ Job description

คำว่าดาบสองคมหมายถึง การกำหนด functions ของหน่วยงานนี้ ซึ่งหากพิจาณาจากเนื้อแท้ของระบบแล้ว มาตรฐานต่างๆ เหล่านี้เป็นเพียง guideline ในการประยุกต์ใช้ ปรับใช้ให้เกิดประโยชน์ และมีความยืดหยุ่นพอสมควร เน้นที่ Benefit หรือ vale ที่องค์กรจะได้รับ แต่ถ้าหากเรากำหนด functions ในแผนกนี้เพื่อตรวจสอบความผิดถูกหรือ compliance ก็จะทำให้ผิดประด็น ไม่ลงลึกไปถึงการประยุกต์ใช้ให้เกิดประโยชน์ (Benefit) และผลลัพธ์ (Result) ก็จะเป็นผลเสียต่อองค์กร ดังนั้น functions ของแผนกนี้ต้องกำหนดให้ถูกทิศทาง เหมาะสมจึงจะเกิดประโยชน์กับองค์กรอย่างจริงจัง มิใช่เพียงแค่คอยมาจับผิด จริงอยู่ว่า compliance ก็เป็นเป้าหมายหนึ่ง แต่ไม่ใช่เป้าหมายที่สูงสุดของการนำระบบมาตรฐานมาใช้งาน

 

โครงสร้างองค์กรที่เปลี่ยนไปในอนาคต

Organization structure หรือโครงสร้างองค์กรกร ที่ทุกคนรู้จัก ก็จะถูกออกแบบมาตามลักษณะของธุรกิจ ปรัชญา และสภาพแวดล้อม แต่สิ่งที่สำคัญบุคคลากรที่นำลงใส่ลงไปใน organization นั้นไม่สามารถออกแบบได้ เพราะการที่ที่มาที่ต่างกัน ทั้งเรื่องวัฒนธรรม ทัศนคติ และความเชื่อ การจะหล่อหลอมบุคคลากรให้เป็นไปตามอุดมคติที่คิดไว้ในชั่วข้ามคืน ย่อมเป็นไปไม่ได้ ทฤษฎีบางทฤษฏีเริ่มใช้ไม่ได้แล้วในปัจจุบันเช่น ทฤษฏีทางเศรษศาสตร์ Division of labor ของ Adam smith

ปัจจุบันโครงสร้างองค์กรจะต้องถูกออกแบบมาเพื่อรองรับกับหลากหล่ายเป้าหมายทางธุรกิจ จึงทำให้องค์กรรูปแบบเก่าๆ เริ่มใช้งานไม่ได้ บุคคลากรต้องทำงานในลักษณะของ multitasking มากขึ้น จึงจะเกิด value กับองค์กร ทัศนคติของบุคคลากรที่อยู่ในองค์กรจึงจำเป็นต้องปรับตามอย่างหลีกเลี่ยงไม่ได้

การมีมาตรฐานต่างๆ ขึ้นมาเช่น มาตรฐาน ISO 9001, ISO 14001 และ OHSAS 18001 นั้นแสดงให้เห็นว่าองค์กรมีมุมมอง (perspectives) และต้องการผลลัพธ์ (Result) ที่มากกว่าหนึ่งอย่าง ดังนั้นจึงเป็นสิ่งที่ผู้บริหารทุกคนจะต้องพิจาณาโครงสร้างองค์กรให้เหมาะกับงาน และคนที่มีอยู่ เพื่อการแข่งขันที่รุนแรงขึ้นต่อไปในอนาคต ปริมาณของคนในองค์กร คงไม่ได้วัดถึงความเติมโตทางธุรกิจได้เสมอไป

ปัจจุบันโครงสร้างที่นิยมกันก้คือ เป็นแบบ Network หรือ Star ที่เน้น value ของแต่ละ functions เป็นหลัก ซึ่งเป็นโครงสร้างที่เหมาะสมกับการนำมาตรฐานไปใช้งาน

 

ผู้เขียน อุเทน เข้มขัน  กรรมการผู้จัดการ

โทรศัพท์ 081-6893090, uthen@qmlcorp.com

www.qmlcorp.com